Коммуникация при внедрении изменений

КОММУНИКАЦИЯ ПРИ ВНЕДРЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ

При осуществлении изменений в компании или в подразделении первым человеком, с кем должен общаться сотрудник, является руководитель. Очень часто руководитель сам, как и его сотрудники, узнает о предстоящих в компании изменениях со стороны (через СМИ, интернет…). Узнав об этом, не нужно бояться открыто выступить перед своими сотрудниками и рассказать, что вам известно, а что нет. Для этого нет нужды готовить специальную презентацию. Достаточно устного сообщения и разговора на эту тему.

Коммуникация с сотрудниками по поводу изменений – это не вопрос вашего желания или нежелания. Это НЕОБХОДИМОСТЬ. Для того, чтобы успешно реализовывать изменения, руководителю нужно обладать определенной уверенностью и демонстрировать спокойствие и стабильность. Если он берет на себя ответственность вести свою команду в новую неизвестную область, ему необходимо регулярно коммуницировать с сотрудниками, выслушивать их мнение, отвечать на их вопросы и использовать полученную информацию для структурирования изменений. Руководитель должен быть активным и управлять процессом.

Здесь предлагаются рекомендации для проведения встреч (совещаний) с сотрудниками в ходе изменений.

1. РАССКАЖИТЕ О ТОМ, ЧТО ПРОИСХОДИТ:

Что вы знаете о причинах, истории и цели изменений
Сообщите известные вам факты
Обсудите существующие слухи, нивелируйте их
Скажите, что вам еще не известно

Еще раз повторите факты и существующее положение дел. Во время изменений люди часто реагируют не рационально. Для осознания ситуации им нужно некоторое время. Поэтому повторяйте, чтобы помочь им лучше понять реальность.

2. ТЕРПЕЛИВО СЛУШАЙТЕ КОММЕНТАРИИ И ОТВЕЧАЙТЕ НА ВОПРОСЫ:

Выслушайте комментарии
Не защищайтесь и не оправдывайтесь
Примите эмоции и страхи сотрудников
Ответьте на вопросы
Нивелируйте слухи
Поделитесь своим мнением по поводу происходящего

Предоставьте достаточно времени для высказывания сотрудниками своего мнения и задавания вопросов. Используйте их для структурирования процесса изменений. Обсудите мысли и опасения сотрудников, продемонстрируйте понимание их сомнений и чувств. Оставайтесь позитивным.

3. РАССКАЖИТЕ О ДАЛЬНЕЙШИХ ДЕЙСТВИЯХ:

Что вы собираетесь делать
Что собирается делать руководство компании
Когда будет следующая встреча (совещание) с сотрудниками
Что вы ждете от сотрудников до следующей встречи
Что должен делать каждый сотрудник до следующей встречи

Завершайте каждое такое совещание описанием следующих шагов.

Необходимо учитывать следующее:

Отражайте свое поведение, демонстрируйте поддержку и воодушевление. Если вы не можете сообщить о конкретных шагах и/или дальнейших действиях, лучше сказать «мы прорвемся», чем принимать позицию жертвы («я и сам не знаю, что нас ждет…»). Мотивируйте позитивно с помощью высказываний, начинающихся с «я буду/собираюсь делать…»

Выберите для совещания по поводу изменений какое-либо название, которое будет отличать его от регулярных рабочих встреч и подчеркнет его особенность. Например, «Форум Изменений». Не делайте такие встречи регулярными, запланированными через равные промежутки времени. Это превратит их в рутину и уменьшит их значимость.

Соблюдайте рекомендованную последовательность обсуждения. Отвечайте за свои слова и дела – выполняйте договоренности. Если у вас мало времени для подготовки первой встречи, проясните для себя следующие вопросы:

Что вы знаете о причинах, истории и цели изменений?
Что вам достоверно известно (какие факты, информация)?
Есть ли кто-то, кто знает больше вас и может помочь вам прояснить ситуацию?
Как вы узнали о предстоящих изменениях?
Что вы не знаете? Какой информации вам не хватает?
Как вы сами оцениваете предстоящие изменения?
Какие чувства вызывают у вас предстоящие изменения?
Что вы можете сказать и что вы обязательно должны сказать сотрудникам?
Какие конкретные шаги предстоят?
Как вы можете поддержать своих сотрудников?
Что вы можете сказать сотрудникам, чтобы поддержать их?
Подумайте, как вы должны держаться во время встречи с сотрудниками?
Что вам для этого нужно?
Как вам избежать позиции жертвы во время совещания?