Коммуникация при внедрении изменений

При осуществлении изменений в компании или в подразделении первым человеком, с кем должен общаться сотрудник, является руководитель. Очень часто руководитель сам, как и его сотрудники, узнает о предстоящих в компании изменениях со стороны (через СМИ, интернет…). Узнав об этом, не нужно бояться открыто выступить перед своими сотрудниками и рассказать, что вам известно, а что нет. Для этого нет нужды готовить специальную презентацию. Достаточно устного сообщения и разговора на эту тему.

Коммуникация с сотрудниками по поводу изменений – это не вопрос вашего желания или нежелания. Это НЕОБХОДИМОСТЬ. Для того, чтобы успешно реализовывать изменения, руководителю нужно обладать определенной уверенностью и демонстрировать спокойствие и стабильность. Если он берет на себя ответственность вести свою команду в новую неизвестную область, ему необходимо регулярно коммуницировать с сотрудниками, выслушивать их мнение, отвечать на их вопросы и использовать полученную информацию для структурирования изменений. Руководитель должен быть активным и управлять процессом.

Здесь предлагаются рекомендации для проведения встреч (совещаний) с сотрудниками в ходе изменений.

1.      Расскажите, что происходит:

  • Что вы знаете о причинах, истории и цели изменений
  • Сообщите известные вам факты
  • Обсудите существующие слухи, нивелируйте их
  • Скажите, что вам еще не известно

Еще раз повторите факты и существующее положение дел. Во время изменений люди часто реагируют не рационально. Для осознания ситуации им нужно некоторое время. Поэтому повторяйте, чтобы помочь им лучше понять реальность.

2.      Терпеливо выслушивайте комментарии и отвечайте на вопросы.

  • Выслушайте комментарии
  • Не защищайтесь и не оправдывайтесь
  • Примите эмоции и страхи сотрудников
  • Ответьте на вопросы
  • Нивелируйте слухи
  • Поделитесь своим мнением по поводу происходящего

Предоставьте достаточно времени для высказывания сотрудниками своего мнения и задавания вопросов. Используйте их для структурирования процесса изменений. Обсудите мысли и опасения сотрудников, продемонстрируйте понимание их сомнений и чувств. Оставайтесь позитивным.

3.      Расскажите о следующих шагах

  • Что вы собираетесь делать
  • Что собирается делать руководство компании
  • Когда будет следующая встреча (совещание) с сотрудниками
  • Что вы ждете от сотрудников до следующей встречи
  • Что должен делать каждый сотрудник до следующей встречи

Завершайте каждое такое совещание описанием следующих шагов.

Необходимо учитывать следующее:

Отражайте свое поведение, демонстрируйте поддержку и воодушевление. Если вы не можете сообщить о конкретных шагах и/или дальнейших действиях, лучше сказать «мы прорвемся», чем принимать позицию жертвы («я и сам не знаю, что нас ждет…»). Мотивируйте позитивно с помощью высказываний, начинающихся с «я буду/собираюсь делать…»

Выберите для совещания по поводу изменений какое-либо название, которое будет отличать его от регулярных рабочих встреч и подчеркнет его особенность. Например, «Форум Изменений». Не делайте такие встречи регулярными, запланированными через равные промежутки времени. Это превратит их в рутину и уменьшит их значимость.

Соблюдайте рекомендованную последовательность обсуждения. Отвечайте за свои слова и дела – выполняйте договоренности. Если у вас мало времени для подготовки первой встречи, проясните для себя следующие вопросы:

  • Что вы знаете о причинах, истории и цели изменений?
  • Что вам достоверно известно (какие факты, информация)?
  • Есть ли кто-то, кто знает больше вас и может помочь вам прояснить ситуацию?
  • Как вы узнали о предстоящих изменениях?
  • Что вы не знаете? Какой информации вам не хватает?
  • Как вы сами оцениваете предстоящие изменения?
  • Какие чувства вызывают у вас предстоящие изменения?
  • Что вы можете сказать и что вы обязательно должны сказать сотрудникам?
  • Какие конкретные шаги предстоят?
  • Как вы можете поддержать своих сотрудников?
  • Что вы можете сказать сотрудникам, чтобы поддержать их?
  • Подумайте, как вы должны держаться во время встречи с сотрудниками?
  • Что вам для этого нужно?
  • Как вам избежать позиции жертвы во время совещания?